XML Tedarikçisinin Güvenilirliği Nasıl Kontrol Edilir?

Bir XML tedarikçisi çok sayıda ürün sunabilir, profesyonel bir internet sitesine sahip olabilir ve satış öncesinde hızlı iletişim kurabilir. Ancak bu göstergeler tek başına uzun vadede düzenli çalışılabileceğini kanıtlamaz.

Bu nedenle XML tedarikçi güvenilirlik kontrolü, yalnızca tedarikçinin söylediklerini dinlemek yerine firma bilgilerini, ürün verisini ve gerçek sipariş sürecini birbirinden bağımsız olarak doğrulamaya dayanmalıdır.

Amaç hiçbir tedarikçiye peşinen güvensiz yaklaşmak değildir. Amaç; ürünler mağazaya aktarıldıktan ve müşteriler sipariş vermeye başladıktan sonra ortaya çıkması daha maliyetli olabilecek problemleri mümkün olduğunca erken fark etmektir.

XML Tedarikçisinin Güvenilirliği Nasıl Kontrol Edilir?

Bir XML tedarikçisiyle çalışmaya başlamadan önce kontrolü üç ayrı aşamada yapmak daha düzenlidir:

Firma gerçekten doğrulanabiliyor mu?

XML ve ürün verisi vaat edildiği gibi çalışıyor mu?

Gerçek sipariş operasyonu anlatıldığı şekilde ilerliyor mu?

Bu üç alan birbirinden ayrılmalıdır.

Bir firmanın resmi bilgilerinin doğrulanabilmesi, XML verisinin mutlaka kusursuz olduğu anlamına gelmez. Benzer şekilde teknik olarak iyi hazırlanmış bir feed de kargo ve sorun çözme sürecinin iyi olduğunu tek başına göstermez.

1. Firma Unvanı ve Temel Ticari Bilgileri Doğrulayın

İlk kontrol tedarikçinin hangi ticari işletme üzerinden çalıştığını anlamaktır.

İletişim sırasında mümkün olduğunca:

• ticari unvan,
• fatura bilgileri,
• şirket veya işletme adı,
• iletişim kanalları,
• faaliyet gösterilen adres bilgisi

gibi temel bilgiler netleştirilebilir.

Türkiye'de şirket ve ticari işletmelerin sicil işlemleri için MERSİS resmi merkezi sistem olarak kullanılıyor; Ticaret Sicili kayıtları ve tescil edilmesi gereken bilgiler sistemde tutuluyor.

Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi üzerinden de ticaret unvanı ve yayımlanmış sicil ilanları için resmi sorgulama imkânları bulunuyor.

Buradaki amaç yalnızca bir şirket kaydı bulmak değildir. Tedarikçinin size verdiği bilgiler ile doğrulayabildiğiniz ticari bilgilerin birbirini destekleyip desteklemediğine bakmaktır.

2. İnternet Sitesindeki Bilgiler ile Ticari Bilgileri Karşılaştırın

Bir XML firmaları araştırması yaparken yalnızca ana sayfanın profesyonel görünümüne göre karar verilmemelidir.

Sitede bulunan:

• firma unvanı,
• iletişim bilgileri,
• adres,
• e-posta alan adı,
• satış/iade sayfaları,
• bayi şartları

birbiriyle tutarlı mı kontrol edilebilir.

Örneğin satış görüşmesinde farklı firma adı, faturada farklı işletme ve web sitesinde başka bir unvan görünüyorsa bunun nedeni açıklığa kavuşturulmalıdır.

Farklı ticari yapıların kullanılması tek başına problem anlamına gelmez. Ancak kiminle sözleşme yaptığınızı ve faturayı kimin düzenleyeceğini net olarak bilmeniz gerekir.

3. ETBİS Kaydını Gerektiğinde Ek Kontrol Olarak Kullanın

Tedarikçi kendi e-ticaret sitesi üzerinden faaliyet gösteriyorsa ETBİS'teki kayıtlı site sorgulaması ek bir doğrulama noktası olarak kullanılabilir.

Ticaret Bakanlığı, ETBİS'i e-ticaret yapan işletmelerin kayıt altına alınması ve e-ticaret verilerinin takip edilmesi amacıyla kurulmuş sistem olarak tanımlıyor ve kayıtlı siteler için sorgulama hizmeti sunuyor.

Ancak burada önemli bir ayrım vardır:

ETBİS kaydı = tedarikçinin kusursuz veya risksiz olduğunun garantisi değildir.

Bu kayıt yalnızca diğer kontrolleri destekleyen unsurlardan biri olarak düşünülmelidir.

4. Ödeme Yapmadan Önce Çalışma Koşullarını Yazılı Görün

XML hizmeti için:

• üyelik bedeli,
• dönemsel ücret,
• ürün satın alma şartı,
• minimum sipariş,
• kargo yöntemi,
• iade süreci,
• XML kullanım süresi

gibi koşullar bulunabilir.

Bu şartların mümkün olduğunca yalnızca telefon görüşmesine bağlı kalmaması faydalıdır.

Tedarikçiden yazılı bayi şartları, sözleşme, teklif veya çalışma koşulları istenebilir.

Sonradan anlaşmazlık yaşandığında:

“Bize böyle söylenmişti.”

yerine hangi koşulun kabul edildiğini görebilmek çok daha kullanışlıdır.

Ulu İthalat'ın kendi XML çalışma koşulları da ayrı bir XML Bayilik Çalışma Şartları sayfasında yayımlanıyor.

5. Örnek XML Feed İsteyin veya Mevcut Feed'i İnceleyin

Bir XML tedarikçisinin güvenilirliğini yalnızca satış temsilcisinin anlatımından değerlendirmek yerine mümkünse gerçek veri yapısı incelenmelidir.

Feed içerisinde örnek olarak:

• SKU,
• barkod,
• ürün adı,
• kategori,
• stok,
• fiyat,
• görseller,
• açıklama,
• varyant bilgileri

kontrol edilebilir.

Buradaki amaç yalnızca alanların mevcut olması değildir.

Aynı zamanda:

SKU'lar benzersiz mi?

Boş ürünler bulunuyor mu?

Görseller gerçekten açılıyor mu?

Kategori yapısı kullanılabilir mi?

Fiyat ve stok alanlarının ne anlama geldiği açık mı?

soruları da incelenmelidir.

XML'in nasıl çalıştığını henüz netleştirmediyseniz XML Bayilik Nedir? Nasıl Çalışır ve Kimler İçin Uygundur? rehberi temel çalışma mantığını açıklıyor. İlgili pillar içerik canlıdır.

6. Feed'i Tek Sefer Değil Birkaç Gün İzleyin

Bugün doğru görünen XML dosyası tek başına yeterli olmayabilir.

Mümkünse belirli bir test döneminde:

• stok değişiyor mu,
• fiyat güncelleniyor mu,
• yeni ürün ekleniyor mu,
• stoğu biten ürün doğru davranıyor mu,
• ürün kodları değişiyor mu

gibi alanlar izlenebilir.

Bu kontrol özellikle “stoklarımız sürekli güncelleniyor” veya “fiyatlar otomatik aktarılıyor” gibi vaatlerin gerçek kullanımda nasıl çalıştığını anlamaya yardımcı olur.

Böylece yalnızca feed'in varlığını değil feed'in sürekliliğini test etmiş olursunuz.

7. Stok Verisini Gerçek Ürünle Çapraz Kontrol Edin

XML üzerinde stokta görünen birkaç ürün seçilebilir.

Daha sonra bu ürünlerin gerçekten sipariş edilebilir olup olmadığı kontrol edilebilir.

Örneğin rastgele seçilen 10 üründe sistem sürekli stok gösteriyor fakat tedarikçi bunların önemli kısmının bulunmadığını söylüyorsa XML stok verisinin güvenilirliği ayrıca araştırılmalıdır.

Tek bir stok farkı bütün sistemin kötü olduğunu göstermez.

Ama tekrar eden farklar:

• entegrasyon gecikmesi,
• depo sistemi problemi,
• manuel stok yönetimi,
• yanlış feed

gibi daha geniş bir operasyon sorununa işaret edebilir.

8. Fiyat Güncellemelerinin Gerçekten XML'e Yansıdığını Test Edin

Tedarikçi fiyat değiştirdiğinde bunun XML'e ne kadar sürede yansıdığı önemlidir.

Bir üründe alış fiyatı güncellenmiş ancak feed uzun süre eski değeri gösteriyorsa satıcı eski maliyet üzerinden satış yapabilir.

Bu nedenle test sürecinde birkaç ürünün:

tedarikçi tarafındaki güncel fiyatı

ile

XML'de görünen fiyatı

karşılaştırılabilir.

Özellikle çok sayıda ürünü otomatik fiyatlandıran mağazalarda bu kontrol önem kazanır.

9. Ürün Görsellerinin Gerçekten Kullanılabilir Olduğunu Kontrol Edin

Feed içerisinde görsel URL bulunması, görsellerin uzun vadede kullanılabilir olduğu anlamına gelmez.

Örnek ürünlerde:

• bağlantılar açılıyor mu,
• ürün ile görsel eşleşiyor mu,
• birden fazla görsel bulunuyor mu,
• görseller gereğinden düşük çözünürlüklü mü,
• aynı görsel farklı ürünlere yanlış bağlanmış mı

incelenebilir.

Ayrıca görsellerin bayi tarafından hangi kapsamda kullanılabileceği konusunda tedarikçinin çalışma şartlarının açık olması tercih edilir.

10. Küçük Bir Gerçek Sipariş Verin

Tedarikçi güvenilirliğini anlamanın en güçlü kontrollerinden biri gerçek sipariş testidir.

Mümkünse başlangıçta büyük hacimli çalışma yerine sınırlı bir ürün grubuyla süreç denenebilir.

Test siparişinde şu noktalar gözlemlenir:

Sipariş doğru mu?

İstenen ürün ve gönderilen ürün eşleşiyor mu?

Stok gerçekten var mı?

XML'de mevcut görünen ürün siparişten sonra tedarik edilebiliyor mu?

Paketleme yeterli mi?

Ürün taşıma sırasında kendi yapısına uygun şekilde korunmuş mu?

Gönderim süreci nasıl?

Anlatılan operasyon ile gerçek süreç birbirine benziyor mu?

Fatura düzeni nasıl?

Siparişin ticari belge süreci beklediğiniz çalışma modeliyle uyumlu mu?

Bir deneme siparişi tedarikçinin bütün gelecekteki performansını garanti etmez; ancak satış öncesi anlatımdan daha güçlü bir veri sağlar.

11. Sorunsuz Siparişten Çok Sorun Çözme Yeteneğini Test Edin

Her işletmede zaman zaman hata çıkabilir.

Bu nedenle güvenilirlik değerlendirmesinde yalnızca:

“Sipariş geldi mi?”

sorusuna bakmak yeterli değildir.

Daha önemli testlerden biri sorun olduğunda nasıl davranıldığıdır.

Örneğin:

• eksik ürün,
• yanlış model,
• hasar,
• stok farkı,
• fiyat uyuşmazlığı

gibi bir durum oluşursa tedarikçi:

problemi kabul ediyor mu?

net çözüm sunuyor mu?

süreç takip edilebiliyor mu?

aynı sorunda farklı kişiler farklı cevaplar mı veriyor?

Bu davranış uzun vadeli çalışma kalitesi açısından oldukça değerlidir.

12. İade ve Hasarlı Ürün Sürecini Siparişten Önce Öğrenin

İade politikasını ilk problem çıktığında öğrenmek risklidir.

Çalışmaya başlamadan önce mümkün olduğunca:

• hangi durumlarda iade kabul edildiği,
• hasarlı ürün bildiriminin nasıl yapılacağı,
• yanlış gönderimin nasıl çözüldüğü,
• bildirimin belirli süre içerisinde yapılması gerekip gerekmediği,
• iade gönderiminin nereye yapılacağı

netleştirilmelidir.

Bu bilgiler satış sonrası müşteriye vereceğiniz hizmeti de etkiler.

13. Faturalandırma Sürecini Netleştirin

Tedarikçiyle ticari çalışma yaparken ürün veya hizmetin faturalandırma düzeni açık olmalıdır.

Özellikle XML hizmeti ile fiziksel ürün tedariki farklı kalemlerse:

• XML hizmeti kim tarafından faturalandırılıyor,
• ürün faturası nasıl düzenleniyor,
• sipariş faturası hangi aşamada oluşuyor

gibi konular netleştirilebilir.

Satıcı kendi muhasebe süreçlerini buna göre planlayabilir.

14. İletişimde Tek Bir Kişiye Bağımlı Olmamaya Çalışın

Tedarikçiyle bütün ilişki yalnızca bir satış temsilcisinin kişisel telefonu üzerinden yürüyorsa operasyonel risk artabilir.

Mümkün olduğunda:

• kurumsal e-posta,
• sabit veya merkezi iletişim kanalı,
• bayi destek hattı,
• kayıt oluşturulabilen destek sistemi

gibi alternatif yollar bulunması faydalıdır.

Bir çalışan ayrıldığında bütün geçmiş iletişim ve süreç bilgisinin kaybolmaması gerekir.

15. “Binlerce Ürün” Söylemini Veri Kalitesiyle Birlikte Değerlendirin

Bir XML tedarikçisinin 5.000, 10.000 veya daha fazla ürün sunması ilk bakışta güçlü avantaj gibi görünebilir.

Fakat gerçek değer yalnızca ürün sayısından oluşmaz.

Örneğin çok sayıda ürün:

• stoksuz,
• eksik görselli,
• hatalı kategorili,
• tekrarlı,
• eksik açıklamalı

ise katalog büyüklüğü mağazaya beklenen katkıyı sağlamayabilir.

Bu nedenle kaç ürün var? sorusuna ek olarak:

kaç ürün gerçekten satışa hazır?

sorusunu da sormak daha faydalıdır.

16. Ürün Sayısı ve Stok Vaatlerini Örnekleme ile Kontrol Edin

Bütün katalogdaki binlerce ürünü manuel kontrol etmek mümkün olmayabilir.

Bunun yerine farklı kategori ve fiyat gruplarından örnek ürünler seçilebilir.

Örneğin:

• düşük fiyatlı ürün,
• yüksek fiyatlı ürün,
• popüler kategori,
• niş kategori,
• yüksek stoklu ürün,
• düşük stoklu ürün

gibi farklı örnekler alınabilir.

Bu örneklerde veri tutarlılığı yüksekse feed hakkında daha güçlü fikir elde edilir.

Problem belirli bir kategori veya ürün grubunda yoğunlaşıyorsa bunun da ayrıca nedeni araştırılabilir.

17. Gerçekçi Olmayan Kazanç veya Satış Vaatlerine Temkinli Yaklaşın

XML tedarikçisinin görevi ürün ve operasyon altyapısı sağlamaktır.

Satıcının elde edeceği sonuç ise:

• ürün seçimine,
• satış kanalına,
• fiyatlandırmaya,
• rekabete,
• reklam maliyetine,
• müşteri hizmetlerine

göre değişir.

Bu nedenle belirli satış veya kazancın kesin biçimde garanti edildiği anlatımlar yerine maliyetlerin ve risklerin açıklandığı çalışma modelleri daha sağlıklı değerlendirilmelidir.

18. Başka Bayilerin Deneyimlerini Tek Başına Kanıt Kabul Etmeyin

Mevcut bayilerin olumlu veya olumsuz deneyimleri faydalı ipuçları sağlayabilir.

Ancak tek bir yorumla karar vermek yerine tekrar eden örüntüler aranmalıdır.

Örneğin farklı kaynaklarda sürekli:

stok hatası

veya

iletişim problemi

gibi aynı konunun tekrar etmesi araştırmaya değer olabilir.

Aynı şekilde birkaç olumlu yorum da tedarikçinin sizin satış modeliniz için uygun olduğunu tek başına kanıtlamaz.

Asıl kontrol yine kendi küçük testiniz olmalıdır.

19. Sosyal Medya Takipçi Sayısını Güvenilirlik Kanıtı Olarak Görmeyin

Yüksek takipçi sayısı marka bilinirliğine işaret edebilir ancak:

• stok doğruluğu,
• XML kalitesi,
• faturalandırma,
• kargo,
• bayi desteği

hakkında tek başına bilgi vermez.

Bu nedenle sosyal medya varlığı yardımcı sinyal olabilir fakat ticari doğrulamanın yerine geçmemelidir.

20. Önce Tedarikçiyi Bulma, Sonra Güvenilirliğini Doğrulama Aşamalarını Ayırın

Burada mevcut Ulu İthalat içerik kümemiz açısından önemli bir ayrım bulunuyor.

Bir tedarikçinin:

• ürün grupları,
• fiyat yapısı,
• stok sistemi,
• kargo,
• iletişim,
• XML kalitesi

üzerinden seçilmesi ayrı bir aşamadır.

Seçimden sonra:

• firma bilgilerinin doğrulanması,
• gerçek feed testi,
• küçük sipariş,
• fatura kontrolü,
• sorun çözme denemesi

ise güvenilirlik doğrulaması aşamasıdır.

Genel seçim kriterlerini incelemek için XML Tedarikçisi Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir? rehberine geçebilirsiniz. Bu mevcut sayfa doğrudan XML tedarikçisi seçimine odaklanıyor.

XML Tedarikçisi Güvenilirlik Kontrol Listesi

Yönetim paneli uyumluluğu nedeniyle tablo yerine aşağıdaki sistemi kullanabilirsiniz.

Firma doğrulaması

Verilen ticari unvan ve temel işletme bilgileri doğrulanabiliyor mu?

Çalışma şartları

Ücret, süre, sipariş, iade ve hizmet kapsamı yazılı olarak anlaşılabiliyor mu?

Örnek XML

Feed gerçek ürünler üzerinde incelenebiliyor mu?

SKU ve barkod

Ürünlerin tanımlayıcıları tutarlı mı?

Stok

XML'deki stok ile gerçek tedarik durumu uyumlu mu?

Fiyat

Değişen alış fiyatları feed'e zamanında yansıyor mu?

Ürün verisi

Görsel, açıklama, kategori ve varyant bilgileri kullanılabilir mi?

Test siparişi

Gerçek sipariş vaat edilen biçimde hazırlanıp gönderiliyor mu?

Fatura

Faturalandırma süreci açık ve beklenen ticari yapıyla uyumlu mu?

İade ve sorun çözme

Problem yaşandığında uygulanacak prosedür açık mı?

İletişim

Satış öncesi ve sonrası ulaşılabilir bir destek kanalı bulunuyor mu?

Süreklilik

Feed ve operasyon birkaç günlük gözlemde tutarlı çalışıyor mu?

Dikkat Edilebilecek Kırmızı Bayraklar

Tek bir belirti kesin olarak güvenilmez tedarikçi anlamına gelmez. Ancak birden fazla sinyal birlikte görülüyorsa daha ayrıntılı doğrulama yapılabilir.

Firma bilgilerinin açık olmaması

Hangi işletmeyle çalışıldığı net biçimde açıklanamıyorsa bilgi talep edilebilir.

Yazılı çalışma şartı bulunmaması

Bütün önemli koşullar yalnızca sözlü olarak veriliyorsa ileride anlaşmazlık yaşanması zorlaşabilir.

Örnek feed gösterilmemesi

XML hizmeti satıldığı halde veri yapısının hiçbir şekilde incelenememesi ayrıca sorgulanabilir.

Test siparişine izin verilmemesi

Doğrudan yüksek tutarlı başlangıç talep ediliyorsa risk–fayda dengesi değerlendirilmelidir.

Kesin kazanç vaatleri

Tedarikçi satış sonucunu garanti ediyorsa bu iddianın hangi verilere dayandığı sorgulanmalıdır.

Sürekli değişen fiyat veya çalışma şartları

Koşullar kısa süre içerisinde açıklamasız biçimde değişiyorsa uzun vadeli operasyon açısından dikkate alınabilir.

Sık Sorulan Sorular

XML tedarikçisinin resmi firma olup olmadığını nasıl kontrol edebilirim?

Verilen ticari unvan ve sicil bilgileri MERSİS ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi gibi resmi kaynaklardaki bilgilerle karşılaştırılabilir. Bu kontrol firmanın operasyon kalitesini garanti etmez ancak ticari kimliğin doğrulanmasına yardımcı olur.

ETBİS'te kayıtlı olması XML tedarikçisinin güvenilir olduğunu gösterir mi?

Tek başına hayır. ETBİS, e-ticaret yapan işletmelerin kayıt altına alınmasına yönelik resmi sistemdir; kayıt bilgisinin bulunması operasyon, stok, XML kalitesi veya müşteri hizmetlerinin kusursuz olduğu anlamına gelmez.

XML tedarikçisini test etmek için en iyi yöntem nedir?

Firma doğrulamasını yaptıktan sonra örnek feed'i incelemek, birkaç gün stok ve fiyat değişimini takip etmek ve mümkünse küçük gerçek sipariş vermek birlikte daha güçlü bir kontrol sağlar.

Tedarikçinin çok fazla ürün sunması güvenilir olduğunu gösterir mi?

Hayır. Ürün sayısı tek başına güvenilirlik ölçüsü değildir. Stok doğruluğu, veri kalitesi, fiyat güncellemeleri ve sipariş operasyonu ayrıca değerlendirilmelidir.

Ücretli XML hizmeti ücretsiz hizmetten daha güvenilir midir?

Ücret tek başına kalite göstergesi değildir. Ödenen bedelin karşılığında hangi veri, destek, güncelleme ve operasyon hizmetlerinin sağlandığı değerlendirilmelidir.

Güvenilirliği Vaatlerle Değil, Küçük Doğrulamalarla Ölçün

XML tedarikçi güvenilirlik kontrolü için tek bir belge, tek bir yorum veya tek bir başarılı sipariş yeterli kanıt değildir.

Daha kontrollü yöntem:

firma bilgilerini doğrula → çalışma şartlarını oku → XML feed'i incele → birkaç gün stok ve fiyat hareketini takip et → küçük sipariş ver → fatura ve paketlemeyi kontrol et → sorun çözme sürecini gözlemle

şeklinde ilerlemektir.

Bu yöntem tedarikçinin hiçbir zaman hata yapmayacağını garanti etmez. Ancak çalışma başlamadan önce sadece satış anlatımına dayanarak karar verme riskini azaltır.

XML sisteminin temel yapısını anlamak için XML Bayilik Nedir? Nasıl Çalışır ve Kimler İçin Uygundur? rehberini inceleyebilirsiniz.

Ulu İthalat'ın mevcut XML hizmeti ve başvuru yapısını değerlendirmek isteyen işletmeler ise XML Bayilik sayfasını inceleyebilir. İlgili ticari sayfa şu anda canlıdır